工事事務・総務の方が、現場書類とフォルダの整理をAIで回せるようになる研修です。
株式会社PlanTiveの建設業向けAI研修のうち、事務所で書類を扱う方のためのプログラムです。現場に出る人ではなく、現場から集まる書類を受け止める人が主役です。汎用のAI（Claude・ChatGPT・NotebookLM）を使い、自社のフォルダと書類で練習します。
現場ごとにばらばらの書類が、事務所に集まってきます
工事事務や総務の方の机には、毎日いろいろな形の書類が届きます。
- 現場ごとに名前の付け方が違うファイル。「最新」「最終」「修正2」が並ぶフォルダ
- 同じ書類が別のフォルダにも入っていて、どれが正しいか分からない
- 下請けから紙で届く請求書。どの現場の分かを一枚ずつ確かめる
- 「あの様式はどこ？」「この手続きは誰に聞けば？」と、社内から同じ質問が何度も来る
一つひとつは小さな手間です。けれど、毎日積み重なります。しかも、担当者が休むと誰も場所が分からなくなる仕事でもあります。
この研修は、こうした事務の手間を、事務の方自身がAIで片づけられるようになることを目指します。
事務の机の上で、AIが手伝える5つの仕事
以下は、PlanTiveが自社の材料で実演した内容です。お客様の成果ではありません。研修では、受講者の会社のフォルダや書類で同じことを試します。
1. 書類とフォルダの整理
ファイル名の付け方をそろえる命名規則づくり、フォルダの階層の整理、重複しているファイルの洗い出しを実演しました。「どれが最新か分からない」状態を減らすための作業です。
2. 紙の請求書の仕分けと集計
下請けから届いた紙の請求書を撮影してAIに読ませ、現場別に仕分けて合計を出させました。
3. 社内FAQ
社内でよく聞かれる質問と答えをまとめ、AIが自動で答える仕組みを作りました。新しいシステムを買わなくても、すでに社内で使っているツールで作れる形です。
4. 会社案内・採用パンフレットの原稿
会社の情報と現場の写真から、会社案内や採用パンフレットの原稿と構成を作りました。
5. 写真と工事内容から提案スライド
外壁塗装を例に、施工写真と工事内容から提案用のスライドを作る実演をしました。営業を支える事務の方が、資料の下準備に使えます。
安全書類やKYシートについてもご相談を多くいただきます。ただし、これは実演で確かめた範囲には入っていません。研修では自社の様式を見ながら、AIで手伝える部分があるかを一緒に確かめる、という扱いになります。ほかの業務の実演は建設業のAI活用事例にまとめています。
写真台帳・安全書類・KY・日報も、この研修で扱います
現場から事務所に集まる書類のうち、写真台帳・安全書類・KY・日報は、毎日または現場ごとに発生します。研修では、次のような使い方を御社の書類で練習します。
写真台帳
施工写真を現場別・工種別・日付順に仕分け、キャプションの下書きを作ります。PlanTiveが黒板を描いたダミー写真20枚で試したときは、写真台帳をExcel（181行）とPDF（7ページ）で作り、撮影計画と突き合わせて未撮影の2件を見つけられました。本物の工事写真（斜め・暗い場所・手書きの黒板）での読み取りの精度は、まだ確かめていません。くわしくは公開資料で測った自社検証データをご覧ください。
安全書類
提出された作業員名簿を、社内のチェック基準で点検させ、「不備」「確認」「人が判断」に分けます。国が公開している様式と架空の記入内容で試したときは、8名分を0.306秒で点検し、7件（不備4件・確認1件・人が判断2件）を見つけ、年齢の1歳のずれも拾えました。年少者・高齢者の扱いはAIに判断させず、必ず人に回します。
KY（危険予知）
KY活動の記録や、作業前の周知文の下書きをAIに作らせる使い方を扱います。どんな危険があるかを判断し、現場で確かめるのは人です。AIの下書きは、話し合いのきっかけとして使います。
日報
現場のメモや音声から、日報の下書きを作る使い方を扱います。数字や作業の内容は、書いた本人が確かめてから提出します。
※数値は当社が実行して計測した実測値です。写真台帳は黒板を描いたダミー写真、安全書類は国が公開している様式と架空の記入内容で検証しました。当社が受注した案件ではありません。人手で同じ作業をした場合の所要時間は、換算による推定値にしかならないため載せていません。効果は資料の内容・分量・体制によって変わります。同じ結果を保証するものではありません。測り方の詳細は公開資料で測った自社検証データにまとめています。
写真の仕分けや原価の集計は施工管理（写真・原価・請求書）にAIを使う研修でもくわしく扱っています。
書類の中身に責任を持つのは、これからも人です
- 法定書類の正しさは人が確かめます。AIは書類の形を整えたり下書きを作ったりできますが、記入内容の責任は会社と担当者にあります。
- 作業員の個人情報は、ルールを決めてから扱います。氏名、住所、資格、健康に関わる情報などをAIに入れる前に、社内でどこまで入れてよいかを決める必要があります。
- 手書きの文字は読み取りが崩れることがあります。紙の請求書や手書きの書類は、くせのある字や薄い字で読み違いが起きます。集計した数字は、元の紙と見比べてください。
eラーニングで基礎を学び、半日の集合研修で自社の書類を触ります
事務の方向けの研修は、二段構えで進めます。
- 事前準備：社内でよく聞かれる質問を集める：研修の前に、事務所によく来る質問を書き出していただきます。これが社内FAQの材料になります。整理したいフォルダもこの段階で決めます。
- eラーニングで基礎（1名あたりの受講）：AIへの指示の出し方や、入れてはいけない情報など、基本を自分のペースで学びます。
- 半日の集合研修（ライトプラン相当）：自社のフォルダと書類を使って、命名規則づくり、請求書の仕分け、社内FAQづくりを演習します。
パソコン操作に不安がある方も、eラーニングで先に基本を押さえておくと、集合研修の時間を演習に使えます。
事務職・総務、そして経営層の方に向けた研修です
- 工事事務：現場から届く書類や請求書をまとめている方
- 総務・経理：社内からの問い合わせや、書類の保管を担当している方
- 経営層：会社案内や採用パンフレットを見直したい方
現場側で写真や請求書を扱う監督の方には、施工管理のAI研修が合います。図面や仕様書の扱いは図面をAIで読む研修で扱っています。業態ごとの全体像は、住宅建設・工務店向けAI研修や、会員企業向けにまとめて受けられる協会・団体・組合向けAI研修をご覧ください。
事務の方からいただくご質問
パソコンが苦手な事務員でも大丈夫ですか？
大丈夫です。AIへの指示は、普段の言葉で書けば通じます。eラーニングで基本を先に学んでから集合研修に入るので、当日いきなり置いていかれることはありません。
安全書類は作れますか？
安全書類は、PlanTiveが実演で確かめた範囲には入っていません。そのため「作れます」とはお約束できません。研修では、自社の様式を見ながら、AIで手伝える部分があるかを一緒に確かめます。記入内容の正しさは、どの場合も人が確認します。
作業員の個人情報はどう扱えばよいですか？
研修の最初に、AIに入れてよい情報と入れてはいけない情報を社内ルールとして決めます。名前を記号に置き換えてから使う方法や、入力内容を学習に使わせない設定の確認も、このときに行います。
今あるツールで社内FAQは作れますか？
多くの場合、作れます。実演でも、すでに導入済みのツールで社内FAQを作りました。新しいソフトを買う前に、今あるもので何ができるかを確かめるところから始めます。
受講料の単位と、お問い合わせ先
事務の方向けの研修は、次の2つを組み合わせます。課金の単位が異なるのでご注意ください。
| 内容 | 価格 | 時間 | 単位 |
|---|---|---|---|
| eラーニング | 20万円＋税 | 全6章・40時間 | 1名あたり |
| ライト（半日の集合研修） | 60万円〜 | 半日3時間 | 1社（最大30名） |
研修費用には助成金が使える場合があります。人材開発支援助成金は10時間以上の訓練が対象のため、ライト（3時間）の集合研修だけでは対象外です。eラーニング（40時間）と組み合わせるなど、10時間以上に組み立てると対象になる場合があります。条件は年度で変わるため、厚生労働省や都道府県の労働局でご確認ください。詳しい金額は建設業向けAI研修の料金に、ご相談は現場書類・事務のAI研修についての問い合わせから受け付けています。