建設会社の事務・管理部門が、AIを「部署として」回せるようにする研修です。請求書・フォルダ・社内FAQ・会社案内を題材に、使い方のルールと、現場とのやりとりの決め方まで扱います。

株式会社PlanTiveの建設業向けAI研修のうち、工事事務・総務・経理など、事務所で書類を受け止める部署に向けたご案内です。一人ひとりの操作のコツは、現場書類・事務作業のAI研修で詳しく扱っています。このページでは、部署としてどう運用するかに重点を置きます。

担当者が一人で上手に使えても、部署は楽になりにくい

事務の方がAIを使い始めると、よく次のことが起きます。

  • 使いこなしている人が一人だけで、その人が休むと元に戻る
  • 人によって、AIに入れている情報の範囲がばらばら
  • 現場から届く書類の形が毎回違い、AIに読ませる前の手直しが多い
  • AIで作った書類を、誰が確かめたのか分からない

個人の工夫だけでは、こうしたことは片づきません。部署として「誰が、何を、どこまでAIに任せ、誰が確かめるか」を決める必要があります。

研修で扱う4つの仕事（実演で確かめた範囲）

以下は、PlanTiveが自社の材料で実演した内容です。お客様の成果ではありません。研修では、受講者の会社の書類で同じことを試します。

仕事 実演でできたこと 部署として決めること
請求書の仕分け 下請けから届いた紙の請求書を、現場別に仕分けて集計 誰が撮影して読ませるか。集計した数字を誰が元の紙と見比べるか
フォルダ整理 ファイル名の付け方の統一、フォルダ階層の整理、重複ファイルの洗い出し 命名規則を誰が決め、どこに書いておくか。現場にどう守ってもらうか
社内FAQ よく聞かれる質問にAIが自動で答える仕組み。すでに導入済みのツールで作成 答えのもとになる情報を誰が更新するか。古い答えをどう消すか
会社案内・採用パンフ 会社の情報と現場写真から、原稿と構成を作成 載せてよい写真・情報の範囲。最終確認を誰がするか

ほかの業務での実演は建設業のAI活用事例にまとめています。

部署のルールづくり

研修の中心は、部署の運用ルールを決める時間です。長い規程は作りません。事務所の壁に貼れるくらいの短さを目安にします。

AIに入れてよい情報

作業員の氏名・住所・資格、取引先の口座、健康に関わる情報。事務の部署には、扱いに注意が要る情報が集まります。どこまでAIに入れてよいか、名前を記号に置き換えてから使うか、を部署として決めます。会社全体のルールがすでにある場合は、それを事務の仕事に当てはめます。

確認の分担

AIが作ったものは、必ず人が確かめます。研修では「作る人」と「確かめる人」を分けるかどうか、どの書類は二人で見るかを決めます。とくに請求書の集計は、手書きの文字の読み違いが起こり得るため、元の紙と見比べる手順を入れます。

引き継ぎの形

AIへの頼み方（指示文）を、個人のメモではなく部署の共有フォルダに置きます。担当者が休んでも、別の人が同じ頼み方で続けられるようにするためです。

現場とのやりとりを決める

事務所の手間の多くは、現場から届く書類の形がばらばらなことから生まれます。研修では、現場とのやりとりのルールも一緒に考えます。

  • ファイル名の付け方：現場から送ってもらうときの名前のルールを決め、現場監督に伝える文面をAIで下書きします
  • 請求書の受け取り方：紙のまま届くのか、写真で届くのか。現場ごとの受け取り方をそろえます
  • よくある問い合わせ：「あの様式はどこ？」といった現場からの質問を集め、社内FAQの材料にします

現場側の研修を同時に行う場合は、現場監督向けのAI研修と内容をそろえ、両方で同じルールを使います。

AIにまだ任せられないこと

  • 法定書類の正しさ：形を整えたり下書きしたりはできますが、記入内容の責任は会社と担当者にあります
  • 手書き文字の正確な読み取り：くせのある字や薄い字は読み違いが起きます
  • どの書類を残すかの判断：重複の洗い出しはできても、消してよいかは人が決めます
  • 図面からの拾い出しや寸法の読み取り：事務の方が図面を扱う場面でも、AIが出したものはそのままは使えず、人の確認が残ります

研修の進め方

  1. 事前準備：部署によく来る質問、整理したいフォルダ、届く請求書の形を集めていただきます
  2. 基礎の学習：AIへの頼み方や入れてはいけない情報を、eラーニングで各自のペースで学ぶ形も選べます
  3. 集合研修：自社の書類で4つの仕事を演習し、部署のルールを決めます
  4. 現場への展開：決めたルールを現場に伝える文面を作ります

事務・管理部門の方からのご質問

パソコンが得意ではない人が多い部署でも大丈夫ですか？

大丈夫です。AIへの指示は普段の言葉で通じます。得意な人だけが使う状態にしないために、頼み方を部署で共有する練習をします。

経理の数字をAIに任せても大丈夫ですか？

集計の下準備には使えますが、数字の最終確認は人が行います。研修では、どこで人が確かめるかを手順に組み込みます。

新しいシステムを買う必要はありますか？

ありません。実演の社内FAQも、すでに導入済みのツールで作りました。高額な専用ソフトを入れる前に、今ある道具と社員教育でできることを広げる、というのがPlanTiveの考え方です。

料金と問い合わせ先

事務・管理部門の研修は、次を組み合わせてご提案します。課金の単位が異なるのでご注意ください。

内容 料金 時間 単位
ライト（集合研修） 60万円〜 半日3時間 1社あたり（最大30名）
スタンダード（集合研修） 100万円〜 1日6時間 1社あたり（最大30名）
eラーニング 20万円＋税 全6章・40時間 1名あたり

なお、人材開発支援助成金は10時間以上の訓練が対象のため、ライト・スタンダードの集合研修だけでは対象外です。eラーニング（40時間）と組み合わせるなど、10時間以上に組み立てると対象になる場合があります。詳しくは建設業向けAI研修の料金プランをご覧ください。会社としての方針から決めたい場合は経営者向けのAI研修もあわせてどうぞ。部署の状況に合わせた組み方は、事務・管理部門向けAI研修の相談から受け付けています。